-

Как известно, документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого только после их соответствующего удостоверения.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории Казахстана, могут быть легализованы на территории того государства, где они выданы или же непосредственно в Казахстане.

На сегодняшний день, наиболее широкое распространение имеет 2 способа удостоверения – консульская легализация и проставление апостиля.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения с целью использования их в другом государстве. Однако процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Она несовершенна: документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для того государства, консульская служба которого его легализовала. Для этого, в целях упрощения процесса признания иностранных документов, в 1961 году в Гааге (Нидерланды) и была подписана конвенция, которая отменяет требования легализации иностранных официальных документов.

30 декабря 1999 года в соответствии с Законом РК «О присоединении Республики Казахстан к Конвенции, отменяющей требование консульской легализации иностранных официальных документов» (далее Закон) Республика Казахстан присоединилась к указанной Конвенции. В соответствии с уведомлением Министерства иностранных дел Нидерландов конвенция, отменяющая требование консульской легализации иностранных официальных документов, вступила в силу для Республики Казахстан 30 января 2001 года.

Участниками Гаагской конвенции являются 62 государства, в том числе из стран СНГ участниками конвенции являются Россия, Армения, Белоруссия и Казахстан. В этой связи, государственные органы Казахстана, в том числе нотариусы, обязаны принимать иностранные официальные документы, поступающие из государств–участников упомянутой конвенции, при наличии апостиля.

В целях реализации вышеназванного Закона постановлением Правительства РК от 24.04.2001г. № 545 «О мерах по реализации положений Конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» функциями по проставлению апостиля наделены 9 государственных органов, в их числе и Мини-стерство финансов РК, Министерство юстиции РК, Министерство внутренних дел РК, Генеральная прокуратура РК (по согласованию), Комитет национальной безопасности РК и др. Указанные государ-ственные органы также наделены правом делегировать функции по проставлению апостиля своим территориальным органам.

Что же представляет собой апостиль и на каких документах он должен проставляться?
Апостиль – специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

В качестве официальных документов, подлежащих проставлению апостиля, принимаются:
1) документы, исходящие из государственных органов (учреждений, нотариусов) и должностных лиц Республики Казахстан, в том числе от судебных органов, органов прокуратуры, акимов и др.;
2) нотариально удостоверенные документы;
3) документы с официальными пометками (визы, отметки о регистрации, заверение подписи на документе, не засвидетельствованному у нотариуса и др.).

Следует отметить, что апостиль не проставляется на:
1) документах, совершенных по-сольствами или консульскими учреждениями Республики Казахстан за границей;
2) документах, имеющих прямое отношение к коммерческим и таможенным операциям.

Апостиль проставляется по предъявлении документа и уплаты государственной пошлины за проставление апостиля. При этом, документы принимаются для проставления апостиля как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях. Данные документы должны быть написаны ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть отчетливыми. Как правило, апостиль скрепляется гербовой печатью уполномоченного государственного органа.

Апостиль может проставляться лишь на подлинниках официальных документов, исходящих лишь от государственных органов (учреждений), должностных лиц или нотариусов Республики Казахстан, как участника Гаагской конвенции. Те документы, которые выданы государственными органами (учреждениями) должностными лицами или нотариусами иных суверенных государств (бывших союзных республик в составе СССР), не могут быть приняты на территории Республики Казахстан к проставлению апостиля и на подлинниках.

Штамп апостиля имеет форму квадратного клише размером 9 х 9 см. Целесообразно иметь штамп апостиля размером 13 х 13 см., в пределах площади которого шрифт текста может быть увеличен для удобства его изображения и прочтения. Не допускается изменение языка исполнения, текста и последовательности его размещения на штампе. Заполнение текста штампа допускается только на государственном языке Республики Казахстан. Заголовок апостиля «Apostille (Convention de la Hayed u 5 octobre 1961) должен быть дан на французском языке. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на официальном и государственном языках государств участников Гаагской конвенции. При этом на апостиле проставляется гербовая печать.

При работе нотариусов по документам, составленным за рубежом, для правильного понимания необходимо знать Гаагскую (1961 г.) и Минскую (1993г) конвенции.

В соответствии с Гаагской конвенцией, документы, составленные за границей: об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свиде-тельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам должны приниматься нотариусами Республики Казахстан при наличии штампа апостиля.

Такие документы принимаются только от стран, присоединившихся к Гаагской конвенции 1961 года. 
К ним необходимо предъявлять следующие требования:
1. Документ должен иметь штамп апостиля;
2. Документ должен быть переведен на государственный или русский язык;
3. Перевод к документу должен быть нотариально удостоверен.
4. Документ и перевод к нему должны быть прошиты и пронумерованы.

Официальны документы дипломатических или консульских учреждений из стран, присоединившихся к Гаагской конвенции, а также документы, прямо относящиеся к таможенным и коммерческим операциям, принимаются на территории РК без апостилирования за границей.

Уставы и учредительные документы юридических лиц, патентная и иная документация (свидетельства о регистрации, лицензии), поступающая из таких стран, должна быть апостилирована за границей в обязательном порядке.

Документы, поступающие из стран, не являющихся участниками названной конвенции, подлежат легализации в установленном законодательством порядке. Следует обратить внимание на то, что прежде чем работать с таким документом, необходимо предъявить к нему следующие требования:

В соответствии с Минской конвенцией 1993 года, документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон (а это: Армения, Беларусь, Казахстан, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Украина) изготовлены и засвиде-тельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях Договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения.  Официальные документы вышеуказанных стран пользуются на территории друг друга доказательной силой официальных документов.

Сроки:         Сроки выполнения от 3 до 7 рабочих дней.

Условия:     Необходимо предоставить заверенную нотариусом копию документа.